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仕事が終わらない人の特徴と、定時で帰るための対処法

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毎日毎日、定時に帰れない

もっと仕事の効率を良くできたらなぁ…

自分だけ仕事量が多いとか、
あるいは仕事量は周りと一緒だけど自分だけ定時までに終わらない。
という方に向けて、今回はその対策として2つのポイントに絞ってお話をしたいと思います。

● 仕事のやり方、向き合い方を変える
● 無茶苦茶な仕事量を与える事のない会社に転職する

そして、親父的に

”仕事のやり方をどのように変えればいいのか”という点についてまとめてみましたので、
悩んでいる方はぜひ参考にしてみて下さい。

はじめに

次から次へと新しい仕事が舞い込んでくる。
そんな悩みを抱えているなら、まず親父からひと言。

まじめやなぁ…偉いでホンマ…。

真面目にしっかり仕事をこなしているのに
次から次へと仕事が舞い込み、日に日に忙しくなっていると肉体的にも辛いでしょうし、何より精神的にキツイですよね。

真面目に仕事をしている人は、
周りから見ても仕事をお願いしやすく、頼りやすいが故に新しい仕事を依頼されやすいです。
そうなった時に無理して仕事をこなしていても、
こなすことが仕事になってしまい、心にゆとりはなくなってしまいます。
心にある程度のゆとりがなければ、いくら仕事を一生懸命こなしていても自身のスキルアップには繋がらないのが実情です。
もし全力で真面目に仕事に取り組んでいるのに仕事が終わらない。
という方に向けて親父的対処法の提案をしたいと思います。

仕事が終わらない人にありがちな3つの特徴

「毎日定時で帰ることができない」と悩んでいるあなた、具体的に次のいずれかに当てはまりませんか?

● 仕事の”量”は周りと同じはずなのに、自分だけ遅れてしまう
● 効率が悪いのは薄々感じているが、どうしろと?と思っている
● サボってもないし、そもそも業務量が多すぎるんじゃ
● 突発的な仕事を次々お願いされて「ちょwwおまww」と絶望する

まず始めに明確に申し上げたいのは、
 「悪いのはあなただけではない」ということ。

上司や組織の仕組みのせいで、
どうやったって仕事が終わらないという状況ができてしまうことは多々あります。

悪いのは上司や経営層、あるいは会社自体なのに、その負担を背負っているのはあなたです。
しかしそんな状況を打破するためには、
あなた自身の改善も必要だと考えています。

その理由として2つ。

● 他人や組織の体制は、直ちに変わるものではないから
状況を打破するには、すぐに変えられるものから取り掛かることが近道だから

すぐに変えられるのは己自身ですね。
自分は全くもって悪くない。と思っていも、
今の状況を変えることが最優先だと考えた時、
まずはあなた自身が変わるほうが解決には手っ取り早いです。
ただし、決して自分を追い込んだり、無理はしないこと。これ絶対です。

まずは整理してみましょう。

親父自身やかつての同僚や部下たちを思い返し、
仕事が終わらないことの原因についていくつか挙げてみます。

 ☞仕事が終わらない人の特徴

● 仕事の優先順位つけられない
● 時間を意識せず業務に取り組む
● 誰か他の人に頼ることができない
● そもそも仕事量が多すぎ


以上、だいたいこのあたりに当てはまるのではないかと思います。
一つずつ解説をしていきますと…

優先順位がつけられない

仕事の優先順位を正しくつけられないと、どうなるか。

 ● 仕事が終わらない
  ➡無理する
   ➡キャパオーバー
    ➡判断力が下がる
     ➡やみくもに取り掛かる
      ➡効率が下がる
       ➡仕事が終わらない
        ➡※以下ループ

対策

複数の仕事を抱えている場合は、重要性と緊急性を考慮して片付けていくことが重要です、
まずは、すぐに終わるちょっとした仕事をさっさと終わらせるようにしましょう。

理由:重要な仕事の後にも、雑務はたくさんある。と脳に認識させると自然と追い込まれているような気分になり、効率が悪くなりがちです。重要な仕事をしている間は、そのことだけに集中できるよう他の雑務を先に終わらせることが大切です。

ものごとの優先順位の付け方に関しては、
アメリカの作家であり経営コンサルタントとしても活躍している
スティーブン・コヴィー氏の著書『7つの習慣』の中で、
とても参考になるテクニックが紹介されています。
業務内容を主として、4つのグループに分け優先順位を可視化するというもの。
下表の()内は、優先順位のランキングになります。

緊急緊急じゃない
重要Aグループ(1位)

・締め切りが迫っている仕事  

・クレームの対応

・事故や病気

・事件や災害 等
Bグループ(2位)   
    
・準備や計画

・人間関係の構築

・リーダーシップ        

・改善活動 など
重要じゃないCグループ(3位)

・突発的な来客

・突発的な電話

・無意味な接待 等     
Dグループ(4位)

・待ち時間

・世間話やその電話

・暇つぶし など
参考:完訳 7つの習慣 人格主義の回復

最初に注目したいのは、Cグループの”緊急だけどあまり重要ではない”というもの。
これは、あなたにとってはそれほど優先順位が高いものではない。とされており、
他人のためにすることだとしています。
Bグループは”未来への投資”と捉え、長期的には大きな成果が期待できるもの。とされているようです。

時間を意識せず業務に取り組む

業務取り掛かりの最初は意識していても、
その業務を遂行しているうちにふと気が付くと間に合わないことがわかり、
「もうちょっと納期を延ばしてしまえ!」という事はないでしょうか?

あなたが経験を重ねるにつれ業務スピードは上がっていきますが、
締め切り時間が過ぎた時点で「時間管理能力が甘かった」ということになります。

対策

もしその仕事に締め切りがなくても、
どのくらいで終わることなのか見通しを立て、
自分の中で締め切りを設ける事。

理由:仕事にメリハリがついて、効率よく仕事が進むから

「残業すればいいや。」という思考は捨て、
与えられた時間をどのように割り振っていけばいいのかを考えてください。

誰か他の人に頼ることができない

誰かに頼ることができない人は、いつまでも仕事が終わらない状況を打破できません。
自分一人でこなせる仕事には限度があり、基本的にはそのギリギリの仕事量を与えられているはずです。
それがデフォルトなので、少しでも仕事が増えるという事は、それだけで限界に達するに値します。
他人に頼ることができない人の傾向として、2つほど挙げられる特徴があります。

1. 怒りor諦めるタイプ
 ➡任せていても思ったように仕上がってこない、それを結局自分が直すハメになる

2. 怯えているタイプ
 ➡人に頼むこと自体、図々しいのではないかと考えてしまい頼めない

怯えているタイプは、逆に自分が頼まれると断れないタイプでもあり、要注意!

対策

自分一人で仕事を受けすぎている場合は、
他の人に割り振ることができるのか検討してみましょう。
そしていろんな意味で勇気をもって、仕事を振るようにして下さい。
その際、信頼できる上司がいるのであれば、割り振りをお願いした方が良いかと思います。
あくまで大切なのは、”自分を守るため”という事。
頼み上手になることが、コミュニケーションにとって重要なことの一つとも言えます。

併せて、その頼み上手になるためのコツを伝授します。

頼む理由と納期を明確に伝える
 ➡なぜ頼むのか、仕事の概要は? いつまでの仕事?

● 頼むタイミングを見極めてから
 ➡終業間際、会議前、考え事をしてそうな時に頼み事をするのはテロリストです

● 相手のことを信頼し、人間性も含め高く評価していると感じさせること
 ➡「あなたにしか頼めない。」、「この仕事であなたに敵う人はいない。」等

● お礼は3回以上言いましょう
 ➡引き受けてくれた時・やってくれている最中・終わった時

ぜひ頼み上手になって、自分の生活を改善してみましょう。

そもそも仕事量が多すぎる場合はどうするべきか

どんに仕事を効率化させても、
そもそも仕事量が多すぎる場合はどうやっても終わることはありません。
仕事が終わらない原因が自分以外にあるなら、環境を改善する必要があるでしょう。
もはやそれ以外にない。といったところです。
環境を改善するにあたっては、以下の3つを順番に試してみて下さい。

1.上司に相談
2.手を抜く
3.転職

1.上司に相談

仕事量が多すぎる。と感じた時、まずは上司に相談しましょう。

自分が無能だと思われたくない心理が働き、
なかなか言い出せない人も多いですが、
上司といえど部下のことを完璧に把握している人はいません。
また、管理責任がある為、対応の良し悪しはあれど話を聞いてくれるはず。

周りの人間も同じように仕事を振られていて
自分だけ弱音を吐くのは恥ずかしいと思うかもしれませんが、
同様に周りもそれを感じているケースが多く、
あなたの発言をきっかけに職場全体の仕事環境が改善される場合もあります。

残業をお願いする際も、以下を意識すると良いと思います。

✖「残業をさせてください。」とか
✖「仕事が終わらないので残業させてください。」ではなく
○「仕事量が多くて定時間内に終わらないから、残業をさせてください」
※嫌みに聞こえるような言い方にならないよう注意!

上司目線で、部下にいかに相談をさせるのか、別の記事で詳しく解説しています。

2.手を抜く

仕事の量が多くても、
病まずに何とかやっていける人は手の抜き方をしっています。
業務内容により手の抜き方はさまざまですが、

書類作成等はテンプレを用意したり、
過去の資料をコピペするなどすると、非常に楽になります。
また、無意味なこだわりはとことん捨てるように心がけてください。
自己満足にしかなりません。
手の抜き方を知るために、まずは自分の会社や仕事について
できる限りの知識を付けることも近道の一つです。

3.転職する

職場がかなりブラックで、
相談できる上司もいなければ、
頼れる同僚や先輩もしないようであれば、
転職も視野に入れてみましょう。

しかしながら、転職すると決めてからの転職活動では、
どんな仕事にしようか。と、転職先を決定しなければならないため、

焦りや不安が増してしまいなかなかうまくいかないケースが多いです。
”転職しようかな~”とちょっと考えているくらいの時に、
早めに求人チェック等を行っておくと、
視野が広がり良い転職活動に繋がりやすくなりますよ。

自己分析や求人情報を収集するのがポイント
・自分にはどんな仕事が合っているのかもよくわからない。
・転職先をどのように探したらよいかわからない。

という方には特におすすめなのが、ゲキサポの転職コンサルです。

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自分自身の転職軸をトレーナーと整理し、
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トレーナーも、キャリアカウンセラーや、企業の採用担当、起業家など、
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なにより、わからないことや不安なことを直接聞くことができるので
とても安心して転職活動ができますよ。

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仕事が終わらない人にお勧めの書籍3選

最後に、仕事が終わらない人が
仕事のスピードを上げるためのノウハウをこれでもかと詰め込んだ本を3冊ご紹介したいと思います。

1.なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

仕事が第一優先となっていて、大事なことに時間を使う暇がないという人に向けて
 ロケットスタート時間術などの「超速時間術」を学ばせてくれます。

著者はアメリカのマイクロソフト本社で「Windows95」の開発に携わったプログラマーで、
パソコンの「ドラッグ&ドロップ」を普及させた中島聡さんです。

時間術だけではなく時間の本質についても詳しく言及しているので、
時間をコントロールすることのメリット」を感じることができます。

2.最速の仕事術はプログラマーが知っている

「辞書登録でメールを5秒で送信」「タイピングを見直して生産性3割アップ」「今日と明日に急な予定は入れない」など全部で41項目に上るスピードアップ術を教えてくれる本です。

国家が認定した「天才プログラマー」であり、経営者でもある著者:清水亮さんが、プログラマーに特有の「情報処理術」を使ったスピードUP術を教えてくれます。

本の中ではKISS原則(とにかくシンプル)などプログラムの原則やプログラム自体の仕組み、webを効率よく利用する方法など、プログラマーが故の独自的仕事術を紹介しています。メール、情報の整理、人材の育成、ビジネスの設計など広い範囲に及んで応用できる内容です。

専門用語はほぼ使われていないため、プログラミングのことが全くわからない人にでも気軽に読むことができます。

3.仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人のメールの書き方を紹介している本です。

著者はこれまで1万通以上ものビジネスに関するメールを添削し、
自身も1日100通以上のメールをスピーディに処理しているメールの達人。

自分の言いたいことがうまく相手に伝わらない人や、
メールのやり取りを何回も繰り返すしてしまうような

メール処理が苦手な人はぜひ読んでみてください。

まとめ

仕事が終わらない人にありがちな特徴と、対処法について解説しました。

☞仕事が終わらない原因

 ● 優先順位がつけられない

 ● 時間を意識せず業務に取り組む

 ● 誰か他の人に頼ることができない

☞対処法

 ●優先順位の付け方を学び、実践する

 ●締め切りを設ける

 ●勇気をもって、仕事を他人に割り振る

 以上

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